W dniu 13 marca 2023 roku w Dzienniku Ustaw ogłoszono rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471). Zmiany wynikają z nowych zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości wśród pracowników oraz wprowadzenia do Kodeksu pracy reguł pracy zdalnej w zakładach pracy. Zwracamy uwagę na terminy, o których powinni pamiętać pracodawcy.

1. Zmiany w obrębie dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości

Już od 21 marca 2023 roku w aktach osobowych pracowników powinna pojawić się nowa część E. Zgodnie z ogłoszonym rozporządzeniem, w nowej części E powinny być gromadzone:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22[1c] § 6 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22[1d] § 10 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22[1c] § 6 i art. 22[1e] § 2 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22[1d] § 10 i art. 22[1f] § 2 Kodeksu pracy).

Nowa regulacja podaje też następujące wskazówki co do sposobu gromadzenia dokumentacji w nowej części E:

• dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika powinno się przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części;
• w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pracodawcy, którzy przed 21 marca 2023 roku zgromadzili w aktach osobowych pracownika dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w organizmie narkotyków, do 5 kwietnia 2023 roku powinni dostosować sposób przechowywania tych dokumentów, przenosząc je do nowej części E.

2. Zmiany w obrębie dokumentów dotyczących pracy zdalnej

Zgodnie z ogłoszonym rozporządzeniem, dokumentacja dotycząca pracy zdalnej powinna być gromadzona przez pracodawcę w części B. Termin wejścia w życie tej zmiany został sprzężony z terminem wejścia w życie przepisów wprowadzających pracę zdalną do Kodeksu pracy, tj. 7 kwietnia 2023 roku.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ogłoszonego rozporządzenia, podstawowym dokumentem z zakresu pracy zdalnej, który powinien znaleźć się w części B akt pracowniczych, będzie składane przez pracownika przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej) potwierdzające zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.