WORK – LIFE BALANCE

– ZESTAWIENIE NAJWAŻNIEJSZYCH ZMIAN

1) konieczne wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy,

2) obowiązek przeprowadzenia konsultacji związkowej przy wypowiedzeniu umowy; (analogia do umowy o pracę na czas nieokreślony)

1. będzie mogła być zawarta na:
   1. 1 miesiąc gdy będzie zamiar zawarcia następnej umowy na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
   2. 2 miesiące gdy będzie zamiar zawarcia następnej umowy na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy;
   3. 3 miesiące w pozostałych przypadkach;

2. w umowach zawieranych na 1 miesiąc i 2 miesiące należy wskazać okres, na który jest zamiar zawarcia umowy na czas określony – czyli zawsze wskazujemy okres planowanej przyszłej umowy na czas określony, gdy będzie on krótszy niż 12 miesięcy (dodatkowa klauzula w umowie);

3. umowę zawartą na maksymalnie 1 lub 2 miesiące będzie można przedłużyć na miesiąc, gdy będzie to uzasadniać rodzaj pracy (umowy 3-miesięcznej nie przedłużymy w tym trybie) – np. mamy do czynienia ze specjalistycznym stanowiskiem i potrzebujemy więcej czasu na przetestowanie pracownika;

4. w umowie można wskazać, że umowa ulegnie przedłużeniu o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (dodatkowa klauzula w umowie), – nie zalecamy zawierania tej klauzuli z uwagi na możliwe nadużycia ze strony pracowników związane ze zwolnieniami lekarskimi;

5. ponowne zatrudnienie pracownika na okres próbny będzie możliwe wyłącznie do wykonywania innego rodzaju pracy;

6. Jeżeli według pracownika przyczyną rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę na okres próbny było jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym innym niż stosunek pracy, lub dochodzenie udzielenia informacji, o których mowa w art. 29 § 3, 32 i 33 oraz art. 29[1] § 2 i 4 k.p., lub skorzystanie z praw, o których mowa w art. 94[13] k.p., może, w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy, złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy. Pracodawca, pod rygorem grzywny, ma obowiązek udzielenia pracownikowi odpowiedzi na wniosek w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku.

Brak prawa pracodawcy do zakazania pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy; takie jednoczesne świadczenie pracy na rzecz dwóch pracodawców nie będzie możliwe, gdy z pracownikiem zostanie zawarta umowa o zakazie konkurencji, a dodatkowe zatrudnienie naruszałoby ten zakaz. Jeśli dodatkowe zatrudnienie (niekonkurencyjne) będzie negatywnie wpływać na pracę wykonywaną przez pracownika dla Państwa i będzie dochodzić do naruszeń obowiązków pracowniczych, nadal będzie możliwość rozważenia wypowiedzenia pracownikowi umowy z powołaniem się na te uchybienia (a nie bezpośrednio na pozostawanie w innym zatrudnieniu).

1. Poszerzenie zakresu informacji przekazywanych nowo zatrudnionym w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o:

   1. obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy – w przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym wymiar jest tożsamy z normami. Różnice w wymiarach dotyczą:

      1. zatrudnionych na niepełny etat;
      2. zatrudnionych w systemie równoważnym (np. wymiar dobowy od 8 do 12 godzin, przeciętny tygodniowy 40 godzin);
      3. zatrudnionych w systemach skróconego tygodnia pracy, weekendowym, pracy w ruchu ciągłym.
   2. przysługujące pracownikowi przerwy w pracy (chodzi o wszystkie przerwy, a więc poza wynikającą z art. 134 kp, również dodatkowa przerwa dla pracownika niepełnosprawnego, a gdy kobieta wraca z urlopu macierzyńskiego, należy ją poinformować o przysługującej jej przerwie na karmienie dziecka piersią);
   3. przysługujący pracownikowi dobowy i tygodniowy odpoczynek – zgodnie z art. 132 i 133 kp,
   4. zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią – zgodnie z art. 131 kp, art. 151-151¹¹ kp oraz § … Regulaminu pracy; Jeżeli wychowuje Pan/Pani dziecko, to do ukończenia przez nie 8 roku życia zatrudnienie Pana/Pani w godzinach nadliczbowych może odbyć się tylko za Pana/Pani zgodą;
   5. w przypadku pracy zmianowej o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę:
      1. albo wskazujemy na brak pracy zmianowej,
      2. albo wskazujemy schemat przechodzenia ze zmiany na zmianę (1/2/3 lub 3/2/1 albo D/N/W/W w równoważnym systemie),
      3. jeśli mamy pracę zmianową, ale bez stałego schematu, to wskazujemy: zgodnie z tworzonym miesięcznie harmonogramem czasu pracy;
      4. przywołujemy przepisy Regulaminu Pracy w przedmiocie pracy zmianowej,
   6. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy o zasadach przemieszczenia się między miejscami wykonywania pracy; dla pracowników pracujących częściowo zdalnie np.:
      1. przemieszczanie się pomiędzy miejscami pracy, tj. z siedziby Pracodawcy do miejsca wykonywania pracy zdalnej lub odwrotnie, jeśli występuje w godzinach pracy i stanowi wykonanie polecenia służbowego, stanowi Pana/Pani czas pracy,
      2. dojazd do siedziby Pracodawcy i powrót w przypadku wykonywania w danym dniu pracy stacjonarnie nie stanowi czasu pracy,
      3. Pracodawca nie pokrywa kosztów przemieszczania się/Pracodawca pokrywa koszt przemieszczania się, (alternatywnie w zależności od sytuacji),
   7. inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia (wynikające w szczególności z aktów wewnątrzzakładowych) oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe (w tym benefity, można powołać się na wewnętrzny regulamin świadczeń pozapłacowych lub decyzje Zarządu),
   8. obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogi formalne, termin odwołania się do sądu pracy – zgodnie z art. 30, 32, 42, 52, 53, 55 kp (zasady rozwiązywania stosunku pracy i wymogi formalne, art. 36 kp (okres wypowiedzenia, art. 44, 264 kp (odwołanie do sądu pracy);,
   9. prawo pracownika do szkoleń, jeśli są zapewnione, w tym o ogólne zasady polityki szkoleniowej w zakładzie pracy, np.: Pracodawca na koszt własny organizuje obowiązkowe szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto, ma Pani/Pan prawo do uczestnictwa w innych szkoleniach na zasadach określonych w ……………………………..,
   10. układ zbiorowy pracy lub porozumienie zbiorowe, którym objęty jest pracownik;

2. nie trzeba aktualizować informacji pracownikom, których umowy o pracę obowiązują 26 kwietnia 2023 roku; dokonanie aktualizacji będzie konieczne tylko, gdy pracownik złoży Państwu w tym zakresie wniosek; na przekazanie pracownikowi aktualizacji będą Państwo mieli 3 miesiące;

3. W terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy obowiązek przekazania pracownikowi informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy (tj. Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub zagraniczna instytucja w przypadku świadczenia pracy za granicą) oraz informacji o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym dodatkowo zapewnianym przez pracodawcę, np.: Instytucją zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenie społeczne związane ze stosunkiem pracy jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Oprócz obowiązkowego ubezpieczenia w ramach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK z:……………………..
4. Nowy obowiązek informacyjny (ad hoc) w trakcie zatrudnienia:
   1. o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy;
   2. o możliwości awansu,
   3. o wolnych stanowiskach pracy;

1. prawo przysługuje pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy na podstawie umowy na czas określony lub umowy na czas nieokreślony;
2. prawo do złożenia wniosku można zrealizować raz w roku kalendarzowym,
3. forma wniosku – papierowa lub elektroniczna,
4. pracodawca powinien uwzględnić wniosek w miarę swoich możliwości (bierze pod uwagę potrzeby pracownika i zakładu pracy),
5. obowiązek pracodawcy udzielenia odpowiedzi na wniosek w terminie miesiąca od otrzymania wniosku (należy wskazać rzeczywistą przyczynę odmowy);
6. brak odpowiedzi lub opóźnienie zagrożone grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł;

Nowy wniosek pracownika o elastyczną organizację pracy (np. o pracę w formie zdalnej, w różnych systemach czasu pracy, o indywidualny rozkład czasu pracy lub o pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy), zasady:

1. prawo przysługuje pracownikom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia;

2. wniosek powinien zostać złożony co najmniej na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy;

3. forma wniosku: papierowa lub elektroniczna,

4. treść wniosku: imię, nazwisko i data urodzenia dziecka, przyczyna konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy, rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik chciałby skorzystać;

5. wniosek pracownika nie wiąże pracodawcy – przy rozpoznaniu wniosku pracodawca bierze pod uwagę wskazane przez pracownika przyczyny, ale też własne potrzeby; jeżeli zgoda na wniosek będzie obiektywna niemożliwa z uwagi na organizację pracy u pracodawcy lub wywoła wysokie utrudnienia w pracy zakładu, to będzie można jej odmówić;

6. obowiązek udzielenia odpowiedzi na wniosek w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika; odmowa wyrażenia zgody na elastyczną organizację pracy wymaga wskazania przez pracodawcę przyczyny (powinna być ona obiektywna, nie musi być rozbudowana i szczegółowa, wystarczy wskazanie, że np. rodzaj pracy uniemożliwia zastosowanie wskazanej przez pracownika formy pracy)

1. podstawą udzielenia urlopu będzie wystąpienie u pracownika konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych krewnemu (są to tylko: syn, córka, matka, ojciec, małżonek) lub osobie zamieszkującej z nim we wspólnym gospodarstwie domowym; dla przykładu prawidłowymi podstawami będą:

   1. konieczność opieki nad chorym mężem (choćby mieszkał pod innym adresem niż pracownik),

   2. konieczność opieki nad chorą partnerką/siostrą/inną osobą spoza grona ww. krewnych, ale zamieszkującą pod tym samym adresem co pracownik;

   3. nieprawidłową podstawą będzie np. konieczność opieki nad chorą partnerką/siostrą/inną osobą spoza grona ww. krewnych, a zamieszkującą pod innym adresem niż pracownik;

2. celem skorzystania z urlopu pracownik powinien złożyć Państwu wniosek nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu; we wniosku pracownik powinien wskazać:

   1. imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,

   2. przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz

   3. w przypadku krewnego – stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a

   4. w przypadku osoby niebędącej krewnym – adres zamieszkania tej osoby.

3. pracodawca nie ma prawa domagania się zaświadczeń lekarskich, sam wniosek pracownika i wskazana przez niego przyczyna konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia (bez szczegółowych informacji o stanie zdrowia danej osoby) są wystarczające do udzielenia urlopu;

4. wymiar urlopu: do 5 dni roboczych w roku kalendarzowym,

5. pracodawca będzie miał prawo odmówić udzielenia urlopu, gdy:

   1. nie zostały spełnione warunki do jego udzielenia, np. pracownik podał we wniosku konieczność opieki nad osobą niebędącą krewnym, która nie zamieszkuje z nim pod tym samym adresem;

   2. w wyjątkowych sytuacjach, gdy udzielenie urlopu jest rzeczywiście niemożliwe z przyczyn organizacyjnych (np. pracownik jest pracownikiem kluczowym i nie ma możliwości zorganizowania nagłego zastępstwa) – do tych wyjątkowych przypadków należy podchodzić z dużą ostrożnością i oceniać je indywidualnie; w razie potrzeby będziemy służyć pomocą w rozstrzyganiu problematycznych przypadków,

6. za okres urlopu pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie;

7. okres urlopu opiekuńczego należy wliczyć do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze,

8. pracownik jest chroniony przed zwolnieniem już od dnia złożenia wniosku o urlop opiekuńczy;

1. pracodawca zasadniczo nie może odmówić udzielenia zwolnienia (nieudzielenie zwolnienia, przy ew. kontroli PIP, będzie wiązało się z ryzykiem nałożenia na pracodawcę grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł), chyba że oczywiste będzie, że wskazana przez pracownika przyczyna jest spoza siły wyższej, o której poniżej;
2. siła wyższa będzie zdarzeniem nadzwyczajnym, które nie było możliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec; powodem takiego zdarzenia będą musiały być pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, podczas których niezbędna będzie natychmiastowa obecność pracownika (np. nagły pobyt członka rodziny w szpitalu;
3. chcąc skorzystać ze zwolnienia pracownik musi złożyć Państwu wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia z podaniem przyczyny zwolnienia od pracy,
4. wymiar zwolnienia to 2 dni albo 16 godzin,
5. w pierwszym złożonym w danym roku kalendarzowym wniosku o zwolnienie pracownik powinien zdecydować, czy chce korzystać w tym roku ze zwolnienia w wymiarze dziennym, czy godzinowym,
6. jeżeli pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy zdecyduje o godzinowym wykorzystaniu zwolnienia, wymiar godzinowy zwolnienia należy zmniejszyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (niepełną godzinę zaokrąglamy w górę),
7. za okres zwolnienia pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia liczonego jak za urlop wypoczynkowy;
8. forma wniosku: dowolna, również telefoniczna;
9. brak możliwości weryfikacji przez pracodawcę wskazanej przez pracownika przyczyny (oparcie na zaufaniu, podstawą udzielenia zwolnienia jest samo oświadczenie pracownika);

SZKOLENIA niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku, do których przeprowadzenia zobowiązany jest pracodawca oraz SZKOLENIA odbywane przez pracowników na polecenie służbowe pracodawcy powinny odbywać się na wyłączny koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas takiego szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy. Aby uniknąć wątpliwości co do tego, czy pracownik realizuje szkolenie z polecenia pracodawcy, zalecam przy każdym szkoleniu “nie poleconym” uzyskiwać od pracowników wnioski o wyrażenie przez pracodawcę zgody na dane szkolenie.

Dodatkowe przerwy w pracy: pracodawca ma obowiązek udzielenia dodatkowych przerw w pracy (trwających po 15 minut każda), gdy dobowy wymiar czasu pracy pracownika będzie kolejno: dłuższy niż dziewięć godzin i dłuższy niż 16 godzin. (Jednocześnie pozostaje dotychczasowa przerwa w pracy, gdy dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin). Przerw nie można sumować. Zalecam dla porządku zaktualizować regulaminy pracy w tym zakresie.

1. ochrona przed zwolnieniem obejmuje okres ciąży, okres urlopu macierzyńskiego, a także okres od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego do dnia zakończenia urlopu – jeżeli wniosek zostanie złożony przez pracownika wcześniej niż terminy ustawowe, to ochrona zaczyna obowiązywać na 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu macierzyńskiego, 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu rodzicielskiego, 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego.
2. W wymienionych okresach nie będzie można ani wypowiedzieć pracownikowi umowy, ani czynić przygotowań do takiego wypowiedzenia (np. poszukiwać innego kandydata na stanowisko (nie na zastępstwo), przeprowadzać konsultacji związkowej). Zgodne z prawem będzie jednak rozwiązanie umowy z takim pracownikiem bez wypowiedzenia z jego winy (gdy będą zachodziły przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenie z winy pracownika i reprezentująca go organizacja związkowa wyrazi zgodę na rozwiązanie umowy). Inną sytuacją dopuszczalnego rozwiązania umowy będzie upadłość lub likwidacja pracodawcy.

W przypadku pracownic, które przed 26 kwietnia 2023 roku złożyły wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego, ale nie rozpoczęły korzystania z tego urlopu przed 26 kwietnia 2023 roku Pracodawca powinien niezwłocznie (ale nie wcześniej niż 26 kwietnia) zwrócić wniosek w celu jego ewentualnej zmiany i ponownego złożenia. Pracownica powinna złożyć nowy wniosek w terminie 7 dni. Jeśli termin nie zostanie zachowany i pracownica nie złoży nowego wniosku, to będą miały do niej zastosowanie nowe przepisy dot. urlopu rodzicielskiego, ale będzie ona z niego korzystać w sposób zgodny z wnioskiem złożonym przed 26 kwietnia 2023 roku, np. w zakresie podziału urlopu na części lub dat jego wykorzystania.

Co do praktycznego aspektu związanego z dokumentacją pracowniczą, to zwracają Państwo kopię wniosku, oryginał zachowują Państwo w aktach osobowych pracownicy – jeśli pracownica złoży nowy wniosek, to stary usuwają Państwo z akt, a jeśli nowy wniosek się nie pojawi, w aktach pozostawiają Państwo stary wniosek.

Choć nie mają Państwo prawnego obowiązku informowania pracownic o nowych przepisach i uprawnieniach, to Ministerstwo zaleca, aby wraz ze zwrotem wniosku poinformować pracownika o przysługującej mu możliwości korzystania z urlopu rodzicielskiego w sposób bardziej elastyczny. W tym zakresie proszę pamiętać o nw. zmianach:

– zwiększenie puli urlopu rodzicielskiego: z 32 tygodni do 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka, z tym zastrzeżeniem, że jedno z rodziców dziecka może skorzystać maksymalnie z 32 tygodni urlopu rodzicielskiego; każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne (nieprzenoszalne) prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z ww. wymiaru 41 tygodni; rodzice mogą się dzielić urlopem rodzicielskim w różny sposób (np. matka dziecka może skorzystać z 20 tygodni urlopu rodzicielskiego, a ojciec dziecka z pozostałych 21 tygodni); z urlopu rodzicielskiego mogą korzystać jednocześnie oboje pracownicy – rodzice dziecka – w takim przypadku łączny wymiar urlopu rodzicielskiego nie może przekroczyć wymiaru 41 tygodni (przy urodzeniu jednego dziecka) – art. 182^1a Kodeksu pracy;

– z urlopu rodzicielskiego można skorzystać jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia – art. 182^1c Kodeksu pracy,

– zniesiono obowiązek wykorzystania jakiejkolwiek części urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim,

– zniesiono minimalny okres trwania części urlopu rodzicielskiego (przy wyborze opcji podzielenia urlopu rodzicielskiego na części),

– w przypadku łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, wymiar urlopu rodzicielskiego ulegnie wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej jednak niż do: 82 tygodni ‒ w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie (do tej pory limit ten wynosił 64 tygodnie).

1. Urlop ojcowski będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze do dwóch tygodni.
2. Możliwość skorzystania do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia.
3. Wniosek o urlop ojcowski należy złożyć nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu (papierowo lub elektronicznie).