Już 1 stycznia 2023 r. wejdą w życie nowe zapisy w ramach tzw. Polskiego Ładu. Ustawodawca tym razem wyprowadza nowe regulacje na gruncie ustawy o podatku od towarów usług. Wyżej wskazane regulacje umożliwią czynnym podatnikom VAT tworzenie tzw. grupy VAT, która będzie miała status podatnika VAT. Zdaniem ustawodawcy, wskazane wyżej zmiany stanowić będą istotne uproszczenia dla rozliczeń pomiędzy powiązanymi podmiotami, a wielu przedsiębiorcom mogą przynieść znaczne korzyści finansowe.

I. Istota podatkowej grupy VAT

Grupowe rozliczanie VAT stanowi nowe rozwiązanie, w ramach którego różne osoby mogą być uważane za jednego podatnika. Wprowadzone zostało poprzez prawo Unii Europejskiej, a jego elementy składowe określone zostały w art. 11 dyrektywy VAT. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, każde państwo członkowskie może uznać za jednego podatnika osoby mające siedzibę na terytorium tego samego państwa członkowskiego, które będąc niezależnymi pod względem prawnym, są ściśle powiązane pod względem finansowym, ekonomicznym i organizacyjnym.

Grupę VAT („GV”) można zatem zdefiniować jako prawną formę współdziałania kilku podmiotów
w celu wspólnego rozliczania podatku VAT. Jako szczególny rodzaj podatnika istnieje ona tylko do celów VAT.

II. Proces tworzenia Podatkowych Grup VAT

1. Grupę VAT będą mogły utworzyć podmioty powiązane jednocześnie finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie.

• powiązanie finansowe – występuje, jeśli jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy;

• powiązanie ekonomiczne – oznacza taki sam charakter głównej działalności członków grupy lub uzupełnianie się i współzależność prowadzonej działalności czy też prowadzenie działalności w całości lub w dużej mierze wykorzystywanej przez członków grupy;

• powiązanie organizacyjne – przejawia się w tym, że prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio podmioty w grupie VAT znajdują się pod wspólnym kierownictwem lub organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.

Powiązania finansowe, ekonomiczne i organizacyjne muszą istnieć w trakcie zawiązywania grupy VAT oraz trwać nieprzerwanie przez okres na jaki została powołana do życia.

Istotnym wymogiem jest także to, żeby ww. podmioty miały siedzibę na terytorium Polski. Podatnicy który tego kryterium nie spełnią, będą mogli utworzyć grupę VAT jedynie w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą korzystając z pośrednictwa oddziału położonego na terytorium Polski.

2. Umowa

Podmioty, które chcą utworzyć grupę VAT winny zawrzeć umowę, która stanowić będzie podstawę utworzenia Grupy VAT. Umowa ta zgodnie z przewidzianymi regulacjami:

• wskazuje nazwę podatnika zawierającą dodatkowe oznaczenie „grupa VAT” lub „GV”,
• wskazuje podmioty tworzące grupę VAT oraz wysokość ich kapitału zakładowego, przy czym, jeżeli podmiotem tworzącym grupę jest oddział, w umowie należy wskazać dane tego oddziału,
• wskazuje, który z podmiotów będzie przedstawicielem grupy VAT,
• informuje o udziałowcach (akcjonariuszach) i wskazuje wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podmiotów tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) tych podmiotów,
• określa czas trwania grupy VAT (czas funkcjonowania grupy VAT nie może być krótszy niż 3 lata (okres ten może być w trakcie wydłużany o dowolny okres – wymagane będzie przy tym zawarcie nowej umowy podlegającej zgłoszeniu do właściwego dla grupy VAT naczelnika urzędu skarbowego na 30 dni przed wygaśnięciem poprzedniej umowy;
• Umowa ta może zawierać również inne istotne regulacje wewnętrzne dotyczące grupy VAT, np. sposób zarządzania grupą.

3. Rejestracja Grupy VAT.

Rejestracja Grupy VAT stanowi ostatni i decydujący etap prowadzący do nabycia przez tę grupę statusu podatnika. W celu rejestracji grupy VAT jako podatnika przedstawiciel grupy VAT składa zgłoszenie rejestracyjne grupy VAT, na formularzu VAT-R, do właściwego dla niego naczelnika urzędu skarbowego dołączając do niego umowę o utworzeniu grupy VAT. Tutaj niezbędne będzie odpowiednie oznaczenie, że podatnik jest grupą VAT. Na tym etapie wskazane jest również przedstawienie naczelnikowi urzędu skarbowego stosownego zbioru dokumentów i informacji wykazujących występowanie wszystkich rodzajów powiązań. Usprawni to proces rejestracji, gdyż naczelnik urzędu skarbowego nie będzie musiał występować o uzupełnienie informacji w tym zakresie.

W przypadku, gdy warunki utworzenia grupy VAT nie zostaną spełnione naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji grupy VAT jako podatnika VAT, zawiadamiając o tym fakcie przedstawiciela grupy.

W ramach procesu rejestracji należy także pamiętać o obowiązku wystąpienia przez grupę VAT (przedstawiciela grupy VAT) o nadanie NIP. Należy wyjaśnić, że powyższy NIP będzie służył do identyfikacji grupy VAT w zakresie dotyczącym podatku VAT, natomiast członkowie grupy w zakresie odnoszącym się do innych podatków nadal będą korzystać ze swoich indywidualnych NIP, które cały czas pozostaną ważne i niezmienione.

4. Uzyskanie statusu podatnika VAT przez GV

Grupa VAT nabywa status podatnika z dniem wskazanym w umowie o utworzeniu grupy VAT, nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji, o której mowa w art. 96 ust. 4 ustawy o VAT

Ważne! Z chwilą rejestracji grupy VAT, jej członkowie są wykreślani z ewidencji podatników VAT. Mimo, iż każdy członek grupy zachowuje swoją odrębność i formę prawną to utworzeniu grupy VAT nadaje się nadrzędne znaczenie w stosunku do form prawnych przewidzianych np. w prawie cywilnym lub w prawie spółek. Tak więc po przystąpieniu do grupy VAT, jakakolwiek możliwa, istniejąca jednocześnie forma prawna członka grupy traci znaczenie do celów VAT, a członek grupy staje się częścią nowego odrębnego podatnika VAT – grupy VAT.

Istotnym jest, iż zgodnie z założeniami ustawodawcy – w momencie wykreślenia GV z rejestru grupy VAT naczelnik urzędu skarbowego przywraca zarejestrowanie członka tej grupy VAT jako podatnika VAT ze statusem takim, jaki posiadał przed dniem wykreślenia (tj. przed dniem zarejestrowania GV), bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego. Mechanizm ten ma na celu ułatwienie powrotu podmiotów do rejestru VAT, celem kontunuowania prowadzenia działalności gospodarczej już poza grupą.

III. Sposób rozliczenia w GV

 Grupa VAT zarejestrowana jako podatnik VAT czynny obowiązana jest do rozliczania podatku VAT od wykonywanych – w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – czynności na zasadach ogólnych, tj. jako czynny podatnik VAT. Czynności te w zależności od ich charakteru będą:

• podlegać opodatkowaniu stawką podstawową 23% lub stawkami obniżonymi 8% lub 5%,
• podlegać opodatkowaniu stawką 0% – w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub eksportu towarów, lub dostawy niektórych towarów i usług,
• podlegać zwolnieniu z opodatkowania (zwolnienia przedmiotowe),
• nie podlegać opodatkowaniu w Polsce, jeżeli miejsce świadczenia usług będzie poza terytorium kraju.

Zasady opodatkowania poszczególnych czynności uznanych za świadczone przez grupę VAT dla innych podatników nie różnią się od zasad stosowanych przez innych podatników podatku VAT.

Czynności wykonywane przez grupę VAT poza działalnością gospodarczą (takie jak np. działania w charakterze organu władzy), czyli pozostające poza systemem VAT nie są dokumentowane fakturami, nie są wykazywane w ewidencji VAT i deklaracji VAT – mogą mieć jednak wpływ na wysokość dokonywanego odliczenia podatku naliczonego.

IV. Zalety i wady Podatkowych Grup VAT

Zalety grup VAT-owskich:

• dostawa towarów i świadczenia usług przez podmioty należące GV uważa się za dokonane przez PGV i to ona a nie jej poszczególni członkowie ponosi ciężar podatkowy;
• dostawę towarów i świadczenie usług dokonane na rzecz członka grupy VAT przez podmiot spoza tej grupy uważa się za dokonane na rzecz tej grupy VAT
• dostawa towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT nie podlegają opodatkowaniu;
• mniej dokumentów do analizy dzięki mniejszej liczbie wymaganych plików JPK_VAT;
• brak analizy odliczenia VAT wewnątrz grupy i brak faktur wewnętrznych w ramach grupy (wystarczy wystawienie np. noty księgowej);
• wyłączenie mechanizmu podzielonej płatności dla obrotów wewnątrzgrupowych,
• może być to atrakcyjna forma działalności dla przedsiębiorców współpracujących ze sobą w ramach konsorcjum (w zależności od uwarunkowań umowy konsorcjum)

Wady grup VAT-owskich

• odpowiedzialność solidarna wszystkich podmiotów w grupie,
• konieczność spełnienia wymogu wszystkich trzech typów powiązań (finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie);
• w pewnych sytuacjach GV może być zobowiązana do ustalania proporcji stosowanej w ustaleniu wartości podatku naliczonego, względem, którego podatnik ma prawo do odliczenia od podatku należnego; system obliczania ww. proporcji bywa skomplikowany i wymaga dużej staranności;