Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na zainstalowanie w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego. Za najczęstszą przyczynę wdrożenia monitorowania pracowników podaje się chęć wzmocnienia bezpieczeństwa oraz ochronę mienia pracodawcy. Przed wprowadzeniem konkretnych rozwiązań w życie, warto jednak zapoznać się z regulacjami, wskazującymi na obowiązki pracodawcy związane z podjętą decyzją. Głównym zagadnieniem związanym z monitoringiem w miejscu pracy jest ochrona danych osobowych rejestrowanych przez kamery pracowników i osób trzecich.

Zasady wprowadzenia kamer na teren zakładu pracy

Danymi osobowymi, które pracodawca przetwarza w trakcie monitorowania, jest wizerunek osób nagrywanych. Wbrew oczekiwaniom, kwestia monitoringu wizyjnego nie została kompleksowo i precyzyjnie unormowana w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO). Wskazówek, jakie kroki powinien podjąć pracodawca, aby wprowadzić monitoring do zakładu pracy, dostarczyła dopiero znowelizowana ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000, dalej jako: u.o.d.o.), dodająca do kodeksu pracy art. 22² (art. 22² dodany do kodeksu pracy przez art. 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku, Dz. U. 2018 poz. 1000), który wszedł w życie 25 maja 2018 roku). Nieznacznych zmian w podanym przepisie dokonała również nowelizacja z dnia 21 lutego 2019 roku (Dz.U.2019.730), która weszła w życie dnia 4 maja 2019 roku.

Przywołany przepis umożliwia pracodawcy wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) tylko wtedy, gdy takie działanie jest niezbędne do:

1. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
2. ochrony mienia,
3. kontroli produkcji lub
4. zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przepis wymienia również miejsca, których pracodawca nie może objąć monitoringiem. Są to:

1. pomieszczenia sanitarne,
2. szatnie,
3. stołówki,
4. palarnie,
5. pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

We wskazanych pomieszczeniach nagrywanie może być stosowane tylko wyjątkowo, jeśli jest to niezbędne do realizacji celów, dla jakich monitoring został wprowadzony na terenie zakładu (np. gdy na terenie szatni często dochodziło do kradzieży lub przemocy fizycznej), i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga z kolei uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Okres przechowywania nagrań

Opisana wyżej nowelizacja dotycząca ochrony danych osobowych nakreśliła zarówno cel, do którego nagrania z monitoringu wizyjnego mogą zostać użyte przez pracodawcę, jak i czasowe granice przechowywania przez pracodawcę tych nagrań.

Po pierwsze, pracodawca może przetwarzać nagrania obrazu wyłącznie w celach, dla których zostały utrwalone. Po drugie, pracodawca może je przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące. Po upływie tego okresu nagrania muszą zostać zniszczone, co nierzadko będzie się sprowadzać do fizycznej likwidacji nośnika. Niewątpliwe pozostaje, że w przypadku nośników zapisywalnych wystarczy, aby pliki z nagraniami zostały skasowane, a następnie usunięte z pamięci (dysku) urządzenia.

Trzeba przy tym dodać, że wskazany wyżej 3-miesięczny termin nie obowiązuje pracodawcy, jeżeli:

1. nagrania mają stanowić dowód w postępowaniu (tj. gdy postępowanie już się toczy i pracodawca został zobowiązany postanowieniem wydanym przez właściwy sąd lub organ publiczny do zabezpieczenia i przekazania nagrań) lub
2. pracodawca powziął wiadomość o możliwości użycia nagrań jako dowodów w postępowaniu, np. nagranie może być dowodem popełnienia przestępstwa lub naruszenia obowiązków pracowniczych, uzasadniającego dyscyplinarne rozwiązanie umowy o pracę.

We wskazanych przypadkach nagrania mogą być przechowywane przez pracodawcę do prawomocnego zakończenia wymienionych wyżej postępowań.

Formalne wprowadzenie monitoringu

Rozwiązania dotyczące monitoringu na terenie zakładu pracy powinny zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy (ewentualnie w obwieszczeniu, jeżeli żaden z powyższych dokumentów nie funkcjonuje u danego pracodawcy). W takiej regulacji trzeba wskazać:

1. cel stosowania monitoringu,
2. zakres stosowania monitoringu z uwzględnieniem miejsc jego zainstalowania lub uzasadnieniem wprowadzenia go w pomieszczeniach „wyjątkowych”,
3. sposób używania monitoringu (np. kiedy będzie włączone nagrywanie, kto będzie upoważniony do przeglądania nagrań).

Od pracodawcy wymaga się również, aby w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem kamerowania, poinformował pracowników o wprowadzeniu nagrywania. Uzasadnione byłoby przedłożenie pracownikowi do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z treścią takiej informacji, a następnie wpięcie go do akt osobowych pracownika. Takim postępowaniem pracodawca z pewnością wypełni obowiązek rozliczalności przewidziany w art. 5 ust. 2 RODO.

W przypadku nowo zatrudnianych pracowników, konieczne jest przekazanie im informacji o celu oraz sposobie zastosowania monitoringu na piśmie. Może to nastąpić, np. poprzez  przedłożenie im wyciągu z regulaminu pracy. Analogicznie jak w przypadku pracowników zatrudnionych w momencie wprowadzenia monitoringu – wskazane byłoby uzyskać od nowych pracowników pisemne potwierdzenie odbioru takiej informacji. Kserokopia z podpisem pracownika powinna zostać wówczas wpięta do jego akt pracowniczych.

Nie można również zapomnieć o odpowiednim oznaczeniu pomieszczeń i terenu, na których pracodawca zamontował kamery. Oznaczenie takie musi być widoczne, czytelne oraz pojawić się najpóźniej w dniu poprzedzającym uruchomienie monitoringu.