Strona główna Blog Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana



I. Informacje wprowadzające

W Dzienniku Ustaw z 18 listopada (poz. 2076) opublikowana została ustawa wprowadzającą fakturę ustrukturyzowaną. Ustawa nowelizuje przede wszystkim ustawę o podatku od towarów i usług oraz ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to trzecia forma faktury obok funkcjonujących obecnie – papierowej i elektronicznej. Faktura taka będzie wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur i nadawany jej będzie dodatkowy numer identyfikujący ją w systemie.

Ustawa umożliwia korzystanie z tej formy fakultatywnie od 1 stycznia 2022 r. (również w stosunku do sprzedaży czy zdarzeń sprzed wejściem w życie ustawy, dla których termin wystawienia faktury mija po 31.12.2021). Plany resortu finansów zakładają jednak, że od 2023 roku przejście na system KSeF będzie obligatoryjne. Dlatego już dziś warto zapoznać się z tym rozwiązaniem.

Wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej ma przede wszystkim na celu uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług. Oznacza to też uszczelnienie kontroli podatku VAT, a tym samym wzrost dochodów dla budżetu państwa.

II. Krajowy System e-Faktur

Podatnicy będą mieli możliwość założenia konta w specjalnym systemie utworzonym dla faktur ustrukturyzowanych – Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System będzie funkcjonował w modelu poświadczeń – uwierzytelnienie będzie możliwe poprzez kwalifikowanym podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną bądź podpis zaufany. Poza podatnikiem otrzymają do niego dostęp również wskazane lub uprawnione przez niego podmioty (np. biuro rachunkowe) oraz organy egzekucyjne. Utworzony przez ustawę system teleinformatyczny będzie służył do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
  • powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach do korzystania z KSeF,
  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych przez podmioty uprawnień do korzystania z KSeF,
  • wystawiania, otrzymywania, przechowywania i dostępu do e-faktur oraz oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez KSeF,
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktury ustrukturyzowanej,
  • wysyłania powiadomień do podatnika lub osoby uprawnionej do wystawiania e-faktur o dacie i czasie wystawienia oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną albo dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem czy też braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

III. Wystawianie faktury ustrukturyzowanej

1. Sposób wystawiania e-faktur

Wzór faktury ustrukturyzowanej zostanie udostępniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wystawianie e-faktur będzie możliwe bezpośrednio za pomocą KSeF. W praktyce podstawowym sposobem jednak będzie przygotowanie ich jak dotychczas w programach finansowo-księgowych, a następnie przesłanie do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez API. Wówczas w systemie nastąpi weryfikacja zgodności ze wzorem, a następnie w przypadku zgodności – nadanie numeru identyfikacyjnego. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne, jednak korekta do faktury ustrukturyzowanej będzie już musiała być wystawiona w tej postaci oraz zawierać numer pierwotnej faktury nadany w systemie.

2. Zgoda na otrzymywanie e-faktur

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy faktury. Wyrażenie zgody będzie się odbywało jak dotychczas wyrażenie zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych – w formie dowolnej. W sytuacji jednak gdy odbiorca nie wyrazi takiej zgody, podatnik zachowa prawo do wystawienia faktury w takiej formie, natomiast będzie musiał przekazać ją odbiorcy w inny, uzgodniony sposób. Będzie mógł jednak korzystać z wszelkich udogodnień związanych z wystawianiem e-faktur. Walor faktury ustrukturyzowanej będzie posiadała każda faktura wystawiona w KSeF i posiadająca nadany numer identyfikacyjny.

3. Data wystawienia i otrzymania e-faktury

Datą wystawienia faktury będzie dzień jej przesłania do KSeF (chyba że z jakiegokolwiek powodu została odrzucona przez system, w wyniku czego nie został jej nadany numer identyfikacyjny). Natomiast datą otrzymania będzie dzień przydzielenia fakturze numeru identyfikacyjnego przez system – o ile odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą.

4. Ograniczenia w wystawianiu e-faktur

System nie da możliwości wystawiania not korygujących, VAT RR czy faktur pro forma, jako że dokumenty te nie są de facto fakturami. Będą one mogły być wystawiane poza systemem. Nie będzie też możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.

IV. Korzyści związane z wystawianiem e-faktur

Ustawodawca zachęca do korzystania z nowego rozwiązania poprzez wprowadzenie pewnych preferencji podatkowych dla podatników decydujących się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

 1. Faktury korygujące

Ustawa pozwala uniknąć stosowania wymogów wprowadzonych przez SLIM VAT dotyczących faktury korygującej. Nie będzie konieczne gromadzenie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania dotyczące faktury korygującej in minus, jeśli wystawiona została w postaci faktury ustrukturyzowanej. Taką fakturę będzie można rozliczyć w okresie, w którym została wystawiona. W przypadku akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktur tą drogą będzie to ten sam moment u nabywcy i sprzedawcy – nabywca będzie zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego za okres, w którym ją otrzymał.

2. Szybszy zwrot VAT

Drugim preferencyjnym rozwiązaniem wprowadzonym przez ustawę jest możliwość uzyskania zwrotu różnicy VAT w terminie 40 dni. Opcja ta będzie dostępna przy spełnieniu kilku warunków:

  1. Podatnik wystawiał w danym okresie wyłącznie faktury ustrukturyzowane – w przypadku dokumentowania zdarzeń, co do których obowiązek wystawienia faktury wystąpił. Tym samym możliwe jest w danym okresie wystawienie w innej formie faktur na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, faktur uproszczonych wystawionych za pomocą kasy fiskalnej (tzw. paragony z NIP-em) czy faktur, których nie wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (to sytuacja, gdy odrębne przepisy przewidują możliwość wystawienia faktur z węższym zakresem danych, np. faktur dokumentujących przejazd płatną autostradą wystawianą w formie jednorazowego biletu)
  2. Podatnik był przez ostatnie 12 miesięcy (przed okresem rozliczeniowym, za który wykazał różnicę podatku do zwrotu) zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i składał za nie deklaracje JPK_VAT.
  3. Podatnik przez ostatnie 12 miesięcy posiadał rachunek zawarty na „białej liście”.
  4. Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana na deklaracji do zwrotu nie przekracza 3000 zł.

3. Inne udogodnienia

Poza powyższymi udogodnieniami, przewiduje się jeszcze kilka drobnych korzyści. E-faktur nie będą dotyczyły przepisy regulujące wystawianie duplikatów faktur (z wyjątkiem sytuacji, w których odbiorca nie wyraził zgody na ich otrzymywanie tą drogą – może on wówczas wystąpić o ponowne przekazanie faktury w przypadku jej zniszczenia czy zgubienia).

Faktury ustrukturyzowane będą miały zapewnioną autentyczność pochodzenia i integralności treści.

Ponadto w związku z tym, że KAS nie może żądać od podatnika informacji, do których ma dostęp, podatnik będzie zwolniony od obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych pliku JPK_FA w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

Zdjęty też zostanie z podatników obowiązek archiwizacji, ponieważ faktury w Krajowym Systemie e-Faktur będą przechowywane przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

IV. Podsumowanie

Poza opisanymi korzyściami jak np. krótszy terminu zwrotu VAT, rozwiązanie w postaci faktur ustrukturyzowanych należy ocenić jako z założenia innowacyjne i zwiększające poziom automatyzacji, a tym samym pozwalające na oszczędność czasu czy ograniczenie procedur. W praktyce jednak w początkowym okresie będzie potrzebne więcej czasu (oraz środków finansowych) na dostosowanie procedur i zmianę używanych systemów, by były skoordynowane np. z udostępnionym wzorem e-faktur. Już od października można testować system udostępniony na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/strefa-testowa-ksef/. Opublikowano tam również roboczą wersję struktury logicznej e-faktury. Wysoce prawdopodobne jest jednak, że taki centralny system będzie generował dodatkowe problemy spowodowane błędami wynikającymi ze zbyt krótkiego czasu na jego wprowadzenie. Osobną kwestią jest fakt, że przeniesienie obiegu dokumentów do centralnego systemu zwiększy poziom inwigilacji podatników przez organy podatkowe umożliwiając automatyczny dostęp do informacji o transakcjach. Zwiększy się również zakres danych podawanych przy fakturowaniu.