Wstęp

Przepisy dotyczące faktury uproszczonej nie zmieniły się wprawdzie w ostatnim czasie, jednak w związku z pewnymi niejasnościami, warto uporządkować informacje z nią związane. Niniejsze opracowanie oparte jest m.in. na Objaśnieniach Podatkowych Ministerstwa Finansów z 16.10.2020 r. „Paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone”.

Faktura uproszczona

Dyrektywa 2006/112/WE zobowiązała państwa członkowskie do wprowadzenia rozwiązań prawnych dających podatnikom możliwość wystawiania i otrzymywania faktur uproszczonych. W Polsce rozwiązanie to wprowadzono przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2013 r. Faktura uproszczona to dokument wystawiany przez podatnika VAT na kwotę do wysokości 450 złotych brutto lub 100 euro. Uproszczenie polega na możliwości nieujmowania wszystkich danych, które powinna zawierać standardowa faktura. Dokument taki powinien jednak zawierać co najmniej poniższe dane:

• data wystawienia faktury oraz data sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia),
• kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• dane identyfikacyjne sprzedawcy: imię i nazwisko lub nazwa, adres oraz numer NIP,
• dane identyfikacyjne nabywcy: numer NIP,
• dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• kwotę należności ogółem,
• należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia,

W praktyce umożliwia to sprzedawcy wystawić fakturę uproszczoną w postaci paragonu fiskalnego zawierającego ponad standardowe dane jedynie NIP nabywcy bez konieczności sporządzania osobnego dokumentu. Należy zaznaczyć, że sprzedawca ma prawo, a nie obowiązek wystawić fakturę uproszczoną. Natomiast nabywca ma prawo żądać wystawienia faktury standardowej bez dokumentowania paragonem fiskalnym.

Zmiany od stycznia 2020

Przepisy od 1 stycznia 2020 umożliwiają wystawienie faktury do paragonu tylko, jeśli paragon zawiera NIP. Jeśli podatnik wystawi fakturę pomimo takiego braku, to organ nałoży na niego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% podatku wykazanego na fakturze.

Oznacza to, że już w momencie sprzedaży klient musi zdecydować i poinformować sprzedawcę, że kupuje jako podatnik. Obowiązek zgłoszenia zamiaru otrzymania faktury przed zakończeniem zakupów dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz podatników – faktury uproszczone nie dotyczą bowiem konsumentów.

Co więcej, w przypadku dokumentowania sprzedaży do kwoty 450 zł paragonem fiskalnym z numerem NIP nabywcy, który stanowi fakturę uproszczoną, nie jest możliwe wystawienie z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną oraz fakturą standardową).

Jeżeli nabywca chce otrzymać fakturę standardową dokumentującą sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro, powinien wyrazić swoje żądanie zanim sprzedawca rozpocznie rejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. W takim przypadku sprzedawca nie powinien ujmować sprzedaży na kasie, ale wystawić nabywcy fakturę standardową, według przepisów dotyczących wystawiania faktur.

Natomiast w przypadku, gdy sprzedaż przewyższa kwotę 450 zł brutto i nabywca chciałby otrzymać fakturę, paragon powinien zawierać numer NIP, a fakturę standardową wystawia się do tego paragonu.

Nie jest możliwe wystawienia faktur zbiorczych do paragonów stanowiących faktury uproszczone. Ponieważ paragony te uznane są za faktury, to nie ma możliwości wystawienia faktury zbiorczej do faktury. Faktura zbiorcza może dokumentować sprzedaż towarów lub usług z danego miesiąca czy innego okresu rozliczeniowego, natomiast nie może dokumentować sprzedaży już zafakturowanej. Na gruncie przepisów VAT możliwe jest jednak wystawianie faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż powyżej kwoty 450 zł z numerem NIP nabywcy, gdyż takie paragony fiskalne nie stanowią faktury.

Korekta

W przypadku popełnienia błędu w numerze NIP nabywcy na paragonie fiskalnym dopuszcza się możliwość wystawienia noty korygującej do wystawionej do paragonu faktury lub paragonu fiskalnego będącego fakturą uproszczoną. Jednak możliwość ta nie dotyczy sytuacji, gdy na paragonie fiskalnym nie umieszczono wcale numeru NIP nabywcy, ponieważ taki paragon nie może być uznany za fakturę uproszczoną i nie mają do niego  zastosowania przepisy dotyczące korekt faktur uproszczonych.